help file GENERAL DESCRIPTION OF THE SYSTEM (translation in progress...)
for english-language users of the Olweus' data-web (updated december 14th, 2006)
Overview
The Olweus data web has been developed to let schools administer the Olweus survey on bullying directly on the net. Subscribing schools can let the students answer online in a classroom setting, or school personnel can register paper based completed questionnaires through a specialized data entry module. The Olweus-coordinator in the school, or the school's Olweus instructor can retrieve a detailed report consisting of specially tailored tables from the survey. The school may set up and run the survey repeatedly over the years..
The data web has been set up in such a way that users are assigned specific user groups, giving them different user privileges depending on their role in the Olweus work in the school. Such goups are: Olweus instructors, School Olweus coordinators, and School data registration personnel (when the school runs paper based surveys.) A regional or national coordinator can also be given extensive privileges to the data web.
The school has, or must appoint an "Olweus coordinator" for the implementation of the Olweus program. Schools which do not apply the entire Olweus program, will still have to find a coordinator who will be assigned coordinator level user privileges on the data web.
The Olweus data web can be accessed at this adress for the Olweus coordinator (and eventual registration persons): https://extweb3.nsd.uib.no/olweus .
When the students use the data web to take the surveys online, they can access the system at this adress: https://extweb3.nsd.uib.no/olweus/skjema/studeng .
Note that BVPOlweus is in a process of moving the data web to a new service provider. The adress will most likely be a different one after 31. december 2006.
A special notice to schools which don't implement or use the Olweus program
Schools which dont use or implement the Olweus program as of yet, may also subscribe to the data web. Sign-up and pricing information can be obtained from BVPOlweus@c2i.net.
Even if the school doesn't apply the entire Olweus program, a data web coordinator has to be appointed. This person will be given the highest user privileges on the data web in the school, and will have the responsibility for setting up and finishing each survey round at the school. Information about the number of boys and girls in the differen student groups or classe has to be entered, along with other information about the administration of the survey. Coordinator can also retrieve results from the current finished survey, and from previous rounds of surveys at the school.
We recommend that schools which don't apply the entire Olweus program, seek assistance from a trained Olweus instructor in the region, when it comes to reading and interpreting the results tables report, as it is rather comprehensive and detailed. Inquire with Olweus international about the availability of Olweus instructors in your region, or possibilities for receiving support directly for Olweus international.
Access to the data web
The data web can be reached at this URL.
In order to start working on the system, your school or schools must have been registred by Olweus International, and either an Olweus instructor or an Olweus school coordinator (or both) must have been registred as users. Olweus International must set up the instructor as a user, bu the instructor can set up the school cordinator. Then the school coordinator can in turn set up one or more data registration persons if the school will use the paper-based survey method.
All persons who will become users of the data web must have and use a personal e-mail adress. Adresses shared by several persons, or non-perosnal e-mail adresses cannot be used. Once the person is registred with name, username (e-mail), user group, and afiliation (plus additional contact information), an automated e-mail will be sent from the system to the person with a password to be used for logon.
In case you forgot your password and lost the email containing it, you can use the link [ Lost your password? ] which you wil find in the logon-screen. Enter your username (e-mail) and the system will reply with your password to your e-mail account if you are a registred user.
Your personal user profile
All users of the data web will have a personal user profile containing relevant information. Only a few pieces of contact information is neccesary, but we appreciate if you complete the profile, as this will make it easier for us to contact you for assistance and to keep you up to date with developments of the data web.
Your e-mail adress at work (or if you only have one, the one you have). Will be your user name. If you choose to enter an additional / private email adress, we will use that one also for general information about the data web and the Olweus program. Language and country should also be filled in correctly. (Note: Only countries with registred users may be selected.) If you register your cellphone number, we can reach you in case we discover that your students are having trouble with the online survey completion, therefore we recommend this if you are school coordinator in particurar.
Ulike brukere - ulike rettigheter
Alle som blir brukere av systemet vil tilhøre en brukergruppe. Registreringspersoner, koordinatorer, instruktører og regionale Olweus-ansvarlige er slike brukerkategorier. Hva du kan utføre av oppgaver inne i systemet er avhengig av hvilken bruker-kategroi du tilhører.
Brukernes rettigheter er ordnet hierarkisk, dvs at registreringspersoner har kun adgang til å legge inn og endre på utfyllte elevskjema, koordinator kan i tillegg endre på opplysninger om skolen og omgangene av undersøkelsen, og instruktør har ytterligere rettigheter. Koordinator kan også gjøre alt som registreringspersonene kan. Instruktør kan gjøre alt som koordinator kan.
Dersom koordinator også er den som skal registrere elevenes utfyllte skjema på datawebben, er det ikke nødvendig å legge inn koordinators navn også som registreringsperson. Koordinator vil allerede ha den rettigheten.
Hvis skolen ikke innfører eller bruker Olweus-programmet mot mobbing og antisosial adferd, men kun bruker undersøkelsen og datawebben, er det nødvendig at en person ved skolen likevel blir registrert som koordinator ,se eget avsnitt for dette.
Koordinator
Denne brukerkategorien gir adgang til å endre informasjon om skolen, opprette nye omganger av undersøkelsen og gi nødvendig informasjon til systemet om den aktuelle omgangen av undersøkelsen. Dette gjelder særlig opplysninger om hvor mange grupper / trinn skolen har på hvert av de aktuelle trinnene, og hvor mange gutter og jenter der er i hver gruppe / trinn.
Så lenge skolen er i innføringsfasen av programmet (de første 20 månedene) er det bare skolens instruktør som har adgang til å lukke grupper som er ferdige med å svare på undersøkelsen, og å hente ut resultater fra undersøkelsene ved skolen. Etter dette kan skolens koordinator få disse rettighetene også, etter avtale med instruktør og / eller Olweus-gruppen / BVP-Olweus.
Registreringsperson(er)
Koordinator kan gi brukertilgang til en eller flere personer som skal registrere elevsvar basert på elevenes utfyllte papirskjema (Bunkeregistrering). Se avsnittet over om Adgang.
Registreringsperson kan legge inn og redigere innlagte elevsvar for de gruppene / trinnene som er åpne for registrering. Når gruppene / trinnene er lukket, vil de ikke vise på menyen over registrerbare grupper / trinn.
Dersom registreringspersonen ønsker å få åpnet opp igjen en gruppe / et trinn for registrering etter at den er blitt lukket (for å legge inn ekstra elevbesvarelser, eller for å korrigere data som alt finnes der) må vedkommende ta kontakt skolens instruktør (eller koordinator hvis denne har dirre rettighetene) for å få åpnet opp igjen den eller de aktuelle gruppene / trinnene.
MERK at registreringspersonell ikke kan legge inn omgangsinfo, registrere nye grupper eller endre på antall jenter og gutter i gruppene, og heller ikke åpne og lukke for registrering. Det må koordinator eller instruktør gjøre.
Instruktør
Instruktøren har de samme rettigheter som koordinator, og i tillegg har instruktør adgang til å hente ut resultater i form av tabeller eller grafiske fremstillinger av resultatene fra undersøkelsen. Når instruktør har hentet ut resultater fra undersøkelsen, tar instruktør disse med seg til et møte med samordningskommiteen, som gjennomgår resultatene, prøver å komme fram til en felles forståelse av disse, og tar beslutning om videre bruk og distribusjon av resultatene innenfor skolesamfunnet og eventuelt utenfor.
Instruktør har adgang til å hente ut resultater for alle sine skoler, enten for skolene enkeltvis, eller for flere / alle skoler som vedkommende er instruktør for - slått sammen til ett felles materiale. Det siste kan være aktuelt dersom instruktør har flere skoler i en kommune, og ønsker å lage en kommunerapport som kan benyttes utenfor skolene. Kun slike samlerapporter, der resultatene for den enkelte skole ikke blir synlige, kan instruktør formidle videre uten samordningskommiteenes beslutning.
Resultater for den enkelte skole er skolens eiendom og skal ikke distribueres utenfor samordningskommiteen før denne har behandlet resultatene og eventuelt frigitt dem eller utvalgte deler av dem for spesielle fora, såsom personalet, foreldregruppen, elevene eller for generell distribusjon.
Det er kun samordningskommiteen som kan frigi resultater for den enkelte skole for publisering. Instruktør har ikke adgang til å gjøre dette alene i henhold til anvisningene fra Olweus-gruppen / BVP-Olweus.
Regional Olweus-ansvarlig (ikke implementert pr mai 2006)
Det kan opprettes en regional Olweus-ansvarlig person som blir bruker av systemet med rettigheter til å ta ut resultater i form av tabeller eller grafikk for alle skolene i regionen. Dette kan være aktuelt for kommuner som har flere instruktører, og der en ønsker å vise resultater for alle kommunens skoler under ett. En regional Olweus-ansvarlig kan også opprettes for regioner større enn en kommune, såsom et fylke eller er land. Dersom dette er ønskelig, ta kontakt med BVP-Olweus for å få etablert en slik bruker.
Elevene - direkte-registrering
Elevene kan besvare undersøkelsen direkte på skjerm. Se egen hjelpetekst om dette.
Informasjon om skolen
Her finnes registrert informasjon om skolen som har vært nødvendig for å registrere skolen i systemet. Det er også mulig å registrere opplysninger om skolen som gjør det lettere for Olweus-gruppen å kontakte skolen når dette er påkrevd. Det er kun skolens navn, kommune og poststed sommå være registrert i dette bildet, men vi ber om at utfyllende informasjonen likevel legges inn og oppdateres når det er behov for det.
On the term "round"
Prior to each new round of the survey among the students, some essential information has to be entered into the system. This is information about year and term for the survey, each student group or class has to be registred with the number of enlisted boys and girls in that group/class, and the form of administration (online or on paper). As of now, the whole class must use the same form of administration. If one wants to let some students in the group/class do it one way and the rest the other, the group/class may be reistred as two groups/classes, with different forms of administration.
The Olweus school coordinator or the Olweus Instructor connected to the school may enter and edit information about the survey rounds.
If you previously have used the PC based version of the Olweus survey computer software (BVPstat) please notice that there is no longer a survey "round number". Year and term for the surveys taken by any school will define the chronologi.
Data from survey rounds registered on the PC system "BVPstat", may be imported into the Olweus data web. Please contact Olweus International for additional information.
Entering information about survey rounds
The Olweus school coordinator or the Olweus instructor connected to the school may enter or edit survey round information. You will find a detailed description of this process in the help text Coordinators preparations. This text describes primarily the preparations needed when the students are to take the survey online, but the procedure is basically the same for paper based administration.
Aldersblandete grupper
Dersom skolen har aldersblandete grupper, registreres gruppen en gang for hvert trinn som er representert i gruppen, med korrekt antall jenter og gutter på det aktuelle trinnet. Hvis Solsikkegruppa har elever fra både 3., 4. og 5. trinn, må Solsikkegruppa registreres som om den var tre grupper, en for 3. trinnet (med gruppenavn "Solsikke") med så mange av hhv gutter og jenter i gruppen som hører til på 3. trinnet, og tilsvarende må det opprettes en 4. trinn "Solsikke" osv.
Fådelte skoler
Ved fådelte skoler legges hvert trinn inn som en egen gruppe, selv om de elevene som er på trinnet fungerer i gruppe med andre elever på skolen. Da opprettes f.eks.4. trinnet med 2 jenter og en gutt, 5. trinnet med 1 gutt og ingen jenter, trinn 6 med tre jenter og to gutter osv. Gruppenavn eller -bokstav kan da sløyfes (feltet står blankt)
Åpne og lukke en omgang
Funksjonen åpning/lukking er spesiellt utviklet med tanke på at elevene skal svare direkte på undersøkelsen, og at de da bare skal kunne svare innenfor et gitt tidsrom, og at koordinator og instruktør skal kunne vite når siste elev har avsluttet sin utfylling. Merk at alle gruppene / trinnene må lukkes og evt gjennåpnes enkeltvis.
Lukking skjer når alle elevdata er lagt inn i systemet. Det er instruktør (og senere koordinator) som har rettigheter til å åpne og lukke for registrering. Først når alle gruppene / trinnene på skolen er lukket, kan instruktør (og senere koordinator) kunn hente ut skolens resultater av undersøkelsen.
Å legge inn utfyllte elevskjema (bunkeregistrering)
Registreringsperson kommer direkte inn i bildet som viser grupper / trinn som er åpne for registrering. Koordinator og instruktør kan også komme inn i dette bildet ved å klikke på linken [Registrere/redigere elevsvar]. Ved å klikke på knapp for ønsket gruppe / trinn, kommer en direkte inn i bildet for innlegging av utfyllte elevskjema. (Merk at det er ikke dette bildet elevene ser når de besvarer undersøkelsen direkte på skjerm.)
Svarene fra elevenes utfyllte papirskjema registreres som tallverdier. Tallet 1 (en) brukes for det svaralternativet som forekommer øverst eller først blant alternativene på ett gitt spørsmål. Tallet 2 (to) brukes for det neste alternativet, osv. I kolonnen før registreringsfeltene vises spennet for lovlige verdier, f.eks. vi 1-5 bety at tallverdiene 1 til og med 5 kan benyttes, fordi dette spørsmålet har fem svaralternativer.
Et unntak for denne registreringsformen, er spørsmålene 18 og 19 som ikke tillater bruk av flere svaralternativer. Her er der kun ett registreringsfelt for hvert alternativ. Tallverdien 2 skal benyttes dersom alternativet er valgt, og blank (bare "enter" eller pil ned) benyttes dersom alternativet ikke er valgt.
For de spørsmål som har mulighet for fritekstsvar, kan registreringspersoner klikke på knappen [Legg inn tekst] til høyre for tallfeltet for å legge inn tekst. Et tekstvindu vil dukke opp, og en kan skrive så mye tekst som det er behov for. Tips for tekstsvar: Rett opp åpenbare skrivefeil, og forkort tekstsvaret dersom det ikke går ut over forståelsen. Ikke skriv inn navn på personer eller steder, men skriv i stedet "(navn)" der navnet stod. Som for eksempel. "Jeg ble flere ganger mobbet av (navn)."
Foran hver knapp med [Legg inn tekst] er der også et vanlig felt for registrering av tallkode. I dette feltet brukes verdien 1 om det ikke er skrevet noe, og verdien 2 om der er skrevet tekst.
Når en er kommet til slutten av et elevskjema, klikkes knappen [neste elev ->] og en kommer til toppen av skjemaet og kan legge inn svarene fra et nytt elevskjema.
Navigasjonsknappene [neste elev ->] og [<- forrige elev] gjør det mulig å gå tilbake til tidligere registrerte skjema og gjøre rettelser dersom en i ettertid skulle se at dette var nødvendig. Når så mange skjema er lagt inn som omgangsinformasjonen tilsier at gruppen / trinnet skal ha, vil det ikke være mulig å legge inn flere skjema. Om det skulle vise seg at omgangsinformasjonen var feil, eller at det har dukket opp et ekstra skjema som sikkert hører til i den aktuelle gruppen / trinnet, må koordinator lukke for registrering, endre antallet gutter eller jenter, for så å åpne igjen, før ekstra skjema kan registreres. (Merk at det er en annen framgangsmåte for dette dersom direkte elevregistrering benyttes.)
Det er ikke mulig å slette et elevskjema i sin helhet, slik systemet er nå. Om det skulle være nødvendig, kan alle data som er registrert for ett elevskjema overskrives med 9-tall, så vil skjemaet ikke telle med i noen beregninger. Dersom en skulle ha behov for å slette en hel gruppe eller et helt trinn, ta kontakt med Olweus-gruppen / BVP-Olweus for å få hjelp til å gjøre dette.
Kontroll av innlagte elevsvar
Systemet har innebygget kvalitetssikring av data på flere nivå. Først begrenses mulige svar til det spennet som er lovlig (er der bare to alternativer, kan kun tallene 1 og 2 skrives inn). Så sjekkes antallet elever mot antallet registrerte elever på trinnet / gruppen. Hvis antallet registreringer blir det samme som antallet registrerte elever, vil det ikke kunne legges inn fler. Dersom det er feil i antallet oppgitte elever i gruppen / på trinnet, må koordinator rette opp dette før evt flere skjema kan legges inn.
Bildet som viser grupper / trinn åpne for registrering, vil vise to tall inne i hver knapp, det siste viser antall elever som går i den aktuelle gruppen / på trinnet, den første viser hvor mange elevskjema som hittil er registrert i den aktuelle gruppen / det aktuelle trinnet.
Det vil være mulig å manuelt kontrollere innlagte data om behovet skulle oppstå, ved å gå inn i aktuell gruppe / trinn og bla fram og tilbake i registrerte data ved navigasjonsknappene. Vær oppmerksom på at dersom dette blir gjort, må alle data for den aktuelle elev som ligger etter det spørsmålet i skjema som rettes, skrives inn på nytt. Dette er en tungvindt måte, og kan også være en langsom måte å arbeide på dersom internet-oppkoblingen er langsom.
Pr dato skal denne fremgangsmåten ikke benyttes dersom elevene har svart selv direkte på skjerm.
Resultater
Når alle gruppene / trinnene for en skole er lukket for registrering, kan instruktør hente ut resultater fra undersøkelsen. Dersom skolen er ferdig med innføringsperioden, eller dersom skolen bruker Olweus' dataWEB uten å bruke Olweus-programmet, kan koordinator få rettigheter til å hente ut rapporter. Ta i så fall kontakt med BVP-Olweus for å gi tilgang.
Resultatene kommer i form av tabeller (lik dem som ble produsert av det tidligere PC-baserte systemet).
Tabell-pakken består av enkle tabeller for alle spørsmålene i undersøkelsen, og mer bearbeidete og komplekse tabeller for utvalgte deler av elevgruppen (de som er mobbet, de som opplever tendenser til mobbing etc.) Tabell-pakken er meget omfattende, og for den nye bruker vil det ta tid å sette seg inn i innholdet. Skoler som har tilknyttet instruktør vil kunne dra stor nytte av instruktørs kunnskaper om denne tabell-pakken. Legg merke til at brukeren av systemet vil kunne ta ut tabell-pakken for hele skolen, eller begrenset til ett eller flere trinn. Instruktører vil kunne ta ut tabell-pakker basert på flere av, eller alle skolene i den eller de kommunene instruktøren har skoler i. Under linken "aggregerte rapporter" finner brukeren med rettigheter til å ta ut tabell-pakken bestillingsbilde for rapportuttak.
Resultatene skal også etter hvert kunne hentes ut i form av grafiske framstillinger. Disse er ennå ikke utviklet. Ny informasjon om dette vil bli lagt inn her og sendt til alle aktuelle brukere når de er klare.
Om referansematerialer (ennå ikke lagt inn i systemet)
For å kunne vurdere om skolens resultater fra Olweus-undersøkelsen er positive eller negative, har vi stilt til rådighet et knippe med referansedata produsert fra større grupper av skoler som har benyttet Olweus-undersøkelsen. Det mest brukte referansedatasettet er fra november 2001, der et større antall norske barne- og ungdomsskoler gjennomførte undersøkelsen. Andre og nyere referansedatasett er under utvikling, og skoler som gjør undersøkelsen skal kunne velge et referansedatasett som et slags "bakteppe" som de kan se sine egne resultater på. På den måten kan det være enklere å danne seg et bilde av den situasjonen de har på egen skole. Det er likevel grunn til å advare mot bruk av referansedatasett: Betingelsene på enhver skole er unike, og sammenlikninger med et større antall skolers gjennomsnitt kan ofte være tvilsomme. En bør bruke betydelig skjønn før en viser slike sammenstillinger.
Tidligere års undersøkelser (ennå ikke lagt inn i systemet)
Bedre kan det ofte være å sammenlikne med skolens egne tidligere tall, når skolen har gjennomført undersøkelsen flere ganger. Intil videre må skolene / instruktørene gjøre sammenlikninger med resultater fra tidligere år manuelt.
FAQ (Vanlige spørsmål og svar)
Q: Hvorfor får jeg beskjed om at jeg ikke er registrert i systemet - jeg vet jeg er bruker av Olweus-systemet !!
A: Da har vi nok feil mail-adresse for deg. Send oss en mail så skal vi rette det opp.
Q: Det ser ikke ut som skolen vår har noen grupper eller trinn - men jeg vet at der er lagt inn informasjon om grupper og trinn ?
A: Hvis du skal registrere data: Kanskje ikke koordinator har satt status for gruppene eller trinnene til "åpen for registrering" ? Hvis du skal vise omgangsinformasjon eller opprette / endre omgangsinformasjon: Da er det mulig at omgangen er registrert på et annet årstall eller semester enn det du ser på. Betegnelsen "1-2006-1" betyr: Skolens første undersøkelse som foretas i 2006 i 1. semester (som er vårsemesteret. Sjekk om der kan ligge data under andre semestre / årstall.
Q: Vi har lagt inn elevenes svar men klarer ikke å få ut noen resultater. Hva gjør vi feil?
A: Koordinator har kanskje ikke fått rettighetene til å se resultatene, fordi skolen er i innføringsfasen, eller koorinators rettighetere ikke er endret etter innføringsfasen er over. Ta i så fall kontakt med Olweus-gruppen / BVP-Olweus og få ordnet dette.
Det kan også hende at gruppene / trinnene ikke er "lukket" for undersøkelsen denne omgangen. Alle trinn / grupper må lukkes (dvs. datainnleggingen avsluttes) før resultater kan sees. Gå til omgangsinfo, klikk på hver av linkene til høyre for gruppene / trinnene og bekreft at de skal lukkes. Deretter er resultatene tilgjengelige.
Aktuelle feil og problemer
December 12th 2006
Student passwords don't work
We still have a situation where student passwords to the online survey don't work. The programmers are looking into this problem. The solution for the schools experiencing this problem, is to register a new student group / class with as many students as the ones needing extra passwords. How many of them are boys or girls don't matter, but put a figure in all fields when you register a new group. Don't leave number of boys blank even if there are none - write 0 ( zero).
Students are not able to complete the online survey
Some schools experience that students doing the online survey are being "thrown out" of the system before they have been able to finish. This may occur at varying stages in the survey for the different students who experience the problem. This problem is also currently worked on by our programmers. To minimize the risk for this, make sure all student PC's allow at least session coockies, and that student sessions on the LAN are all initiated with unique user logon. (AKA: The teacher must not log on all machines with the same user name)
The specially tailored tables report - calculation errors
There are still a few bugs in the comptehensive tables report. The way the system calculates percentages in table 12b and 32b gives wrong percentages, but the absolute values are correct in both of these tables. There is also a bug which makes the first (participation) table compute sum of boys and girls at the differen grade levels wrongly when the number of boys are zero in one row. We are correcting these problemes as you read this.
( Yes, we like cookies )
If the students are to take the survey online,
the student workstations must allow our data web
to place cookies - at least "session cookies"
En ny programvaremodul i systemet vårt krever at PC'en elevene jobber fra "tillater cookies". Cookies er små filer med informasjon som legges igjen lokalt på elevens maskin, men mange skoler har valgt å slå av muligheten for å legge cookies, for å forhindre spionprogrammer og andre uønskete prosesser som kan oppstå etter at elevene besøker ulike nettsteder. Olweus' dataweb for elevene krever nå at maskinene godtar sålkalte "økt-kapsler" ( "session cookies") - dvs informasjonskapsler som slettes så snart eleven har fullført sin besvarelse. Følgende steder finner dere løsninger på hvordan dere skal slå av / på cookies:
Hvis du bruker Internett Explorer 5
Hvis du bruker Internett Explorer 6
Hvis du bruker Opera 7.54u2 / 8.0
Hvis du bruker Mozilla FireFox 1
Hvis du bruker Netscape klikk her
Om elevenes passord er brukt opp, kan dere registrere en ny gruppe med
samme antall gutter og jenter som i den opprinnelige gruppen og sette den til elevregistrering,
og derved produsere nye passord. Gi Reidar i så
fall beskjed så skal vi få slettet gruppene og evetuelle data fra registreringen
som ikke ble fullført.
The tables report takes time to compile - please be patient and the the system work for a minute or two before you leave or try to reload the page.